En Be Now estamos muy involucrados en los procesos de ayudas para digitalización de empresas, que se financian actualmente hasta un cien por cien con fondos europeos.
Especialmente con los fondos Kit Digital que permiten a las Pymes españolas, de hasta 50 empleados, realizar proyectos de digitalización de forma gratuita.
En esta entrada de blog os vamos a hablar de un desarrollo que hemos realizado, que permite obtener un control horario de los trabajadores de la empresa que cumple con la legalidad vigente desde el año 2019 (https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2019-3481) y que se financia al cien por cien con fondos europeos Kit Digital. Además, este desarrollo es gratuito para siempre, ya que no exige el pago de licencias mensuales ni anuales de las herramientas de mercado que utiliza.
Este desarrollo cumple con los siguientes objetivos:
- Tener una herramienta sencilla de control horario de los trabajadores de la empresa
- Ahorra tiempo de los trabajadores, haciendo más sencilla la tarea de su propio control horario
- Permite la realización de la tarea de control horario desde el teléfono móvil del trabajador de forma sencilla
- Elimina el uso de papel en este proceso, al digitalizarlo completamente
- Cumplir con la legalidad vigente de control horario de los trabajadores de la empresa
- Es gratuito para siempre, ya que utiliza versiones de herramientas de mercado gratuitas
¿Cómo hemos realizado este desarrollo?
Hemos realizado una combinación de desarrollos de herramientas de mercado gratuitas como son:
- Airtable
- Slack
- Google Sheets
Estas herramientas son gratuitas en sus versiones utilizadas en el desarrollo, lo que nos permite que el desarrollo sea gratuito para siempre para nuestros clientes.
¿Qué funcionalidades incluye el desarrollo?
- Preparación de horarios por defecto de los trabajadores, de forma que solo necesitan entrar a la herramienta a modificar su horario en aquellos días que tengas alguna variación (modificación del horario estándar, vacaciones, bajas, etc.)
- Envío de mensajes al teléfono móvil del trabajador para recordarle al principio y al final de la jornada la verificación de su control horario.
- Envío de mensajes al móvil del manager para aviso de modificaciones de horario de los trabajadores respecto al estándar.
- Impresión de los informes mensuales de horarios de los trabajadores para su posterior almacenamiento.
¿Cómo se utiliza Airtable en el desarrollo?
Airtable es una herramienta que permite tener una base de datos online, que para tablas de menos de 1.000 registros y bajo determinadas condiciones es una herramienta gratuita.
Dentro de nuestro desarrollo, Airtable cumple con la funcionalidad de permitir al trabajador la introducción de sus horas de trabajo. Hora de entrada, hora de salida, parada para comer, vacaciones, bajas, etc.
Airtable es una herramienta completamente preparada para acceso por dispositivos móviles, por lo que el trabajador tendrá la versatilidad de poder realizar su control horario en la forma que prefiera (desde ordenador, desde teléfono móvil, desde tablet, …).
Debido a que el control horario de cada trabajador en un año completo solo lleva 365 o 366 registros en un año completo, Airtable se convierte en una solución ideal para llevar este control, ya que cada base es inferior a los 1.000 registros que convertirían a Airtable en una herramienta de pago. Además, en su versión gratuita, el control de versiones de cambios de los últimos 15 días de registro, por lo que el trabajador puede ver fácilmente los cambios que ha realizado en su control horario.
Esta herramienta de gestión de bases de datos nos proporciona adicionalmente la opción de que una tabla sea configurada con permiso de solo lectura para los managers, lo que resulta necesario para cumplir la legalidad vigente.
¿Cómo se utiliza Slack en el desarrollo?
Slack es de forma nativa una herramienta de comunicación. Fuera de nuestro desarrollo permite la comunicación organizada de mensajes en una empresa u otro tipo de colectivos.
Decidimos utilizar slack para las comunicaciones que se realizan en el desarrollo, ya que tiene una versión gratuita que cubre las necesidades del proyecto y tiene una integración de forma nativa con Airtable.
De esta forma, podemos hacer que:
- Se envíen mensajes al trabajador al principio y al final de la jornada laboral, para recordarle que si tiene un horario diferente del estándar en ese día, debe entrar en la herramienta a reflejarlo.
- Se envíen mensajes al terminar el mes natural para recordarle al trabajador que proceda a enviar a la persona responsable de la empresa el horario mensual consolidado.
- Se envíen mensajes al manager en los eventos de modificación del horario estándar de un día. De esta forma, manager y trabajador pueden consensuar la validez de las modificaciones respecto al estándar (horas extras realizadas, vacaciones, etc.)
¿Cómo se utiliza Google Sheets en el desarrollo?
Google Sheets es una herramienta gratuita que permite disponer de hojas de cálculo online. Cumple en nuestro desarrollo con la función de impresión del documento final de control horario de los trabajadores.
A voluntad del trabajador, puede incluir de forma automática la firma del control horario, simplificando la tarea de firma, tan tediosa en un proceso en papel.
En Be Now llevamos varios meses gestionando la solicitud y puesta en marcha de estas ayudas Kit Digital para nuestros clientes
¿Qué hay que hacer si estás interesado en Kit Digital para este u otros desarrollos?
En Be Now estamos muy comprometidos con la ayuda a las empresas para poder utilizar de forma sencilla los fondos europeos para digitalización, especialmente los denominados Kit Digital.
Si este desarrollo u otros desarrollos incluidos en Kit Digital son de vuestro interés, no dudéis en dejarnos vuestro contacto en la página de Be Now y a la mayor brevedad posible nos pondremos en contacto para prestaros la ayuda que necesitéis.
Actualmente estamos realizando de forma gratuita el proceso de acompañamiento para la solicitud de las ayudas.
Las ayudas cubren hasta el cien por cien de los proyectos que no sobrepasen los montantes máximos en función del número de empleados, que son:
- 12.000 euros para empresas de entre 10 y 50 empleados
- 6.000 euros para empresas entre 3 y 10 empleados
- 2.000 euros para empresas por debajo de 3 empleados
Aprovecha esta ocasión para obtener este desarrollo, u otros desarrollo que te ayuden a automatizar procesos de tu empresa, de forma totalmente gratis para ti, gracias a estas subvenciones.
